PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la réglementation française et européenne en matière de protection des données personnelles, les informations relatives à des personnes physiques ne peuvent être utilisées que de manière transparente et, le cas échéant, avec le consentement des personnes concernées.

 

Responsable de traitement : FORMA – CONSEIL

Adresse postale de l’organisme RT : 43, Rue de la Liberté – 89200 SAUVIGNY LE BOIS

Adresse mail de l’organisme RT : contact@forma-conseil.com

 

 

Activités de traitement

 

 

Objet du traitement

Gestion de la clientèle ; Achats, transactions commerciales, contrats (location, cadres, etc.) ; Commandes ; Livraisons ; Autres relations professionnelles ; Paiements ; Élaboration de profils de la clientèle existante ; Gestion des enquêtes de satisfaction ; Comptabilité rattachée au service commercial ; Gestion des réclamations ; Service après-vente et garanties ; Parrainage ; Promotion ; Gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ; Remises individuelles consenties ; Demandes de documentation ; Historique des achats et des prestations de services ; Origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié).

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

 

Durée de conservation des données

Les données d’identifications sont conservées le temps de la relation contractuelle

Les données liées aux recouvrement des créances sont conservées en archive pour motif légitime pour une durée de 5 ans

Les données d’identification internes sont conservées 2 ans après la relation contractuelle

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Service administratif

Sous-traitant : Application en ligne type CRM – KALITYS ; Boîte email ; Agenda Outlook et Gmail

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Objet du traitement

Préparation et émission de factures, devis et commandes ; Gestion des contacts commerciaux et de facturation ; Historique des échanges pour l’établissement des factures ou devis ; Relances pour impayés ; Réception de factures à régler ; Contentieux associé à la facturation

 

Base légale du traitement

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

Données internes : Données bancaires (RIB/RIP, IBAN, Chèques, numéro carte bancaire, date de validité carte bancaire, cryptogramme (ce dernier n’étant pas conservé))

 

Durée de conservation des données

Les données liées à la facturation sont conservées 10 ans après l’émission

Les données d’identifications sont conservées le temps de la relation contractuelle

Les données d’identification internes sont conservées 2 ans après la relation contractuelle

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Service administratif

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Objet du traitement

Réalisation d’opérations de prospection commerciale en vue de la vente de produits et services de l’organisation ; Réalisation d’opérations de sollicitations, y compris sur les réseaux sociaux ; Achat, cession, location ou échange de fichiers de clients et prospects ; Élaboration de statistiques commerciales ; Gestion d’opérations techniques de prospection (normalisation, enrichissement, déduplication)

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : Pour la prospection de clients en vue de leur proposer des offres similaires aux produits et services déjà fournis

Pour la prospection professionnelle à condition cibler les personnes intéressées de par leur poste ou profession, par le produit ou service proposé

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

 

Durée de conservation des données

Les données relatives à un prospect non client sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect

Les données des clients utilisées à des fins de prospection sont conservées pendant 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat sont conservées pendant la durée de la prescription applicable

Pour les newsletters ou auto-répondeurs : durée de l’inscription (désinscription possible à tout moment)

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Service administratif

Sous-traitants : Achat de données ; Emailing

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée ; Auprès d’un sous-traitant

 

 

Objet du traitement

Gestion de la relation client ; Compréhension des besoins clients ; Structuration et gestion des parcours et de l’expérience client ; Réalisation d’études et de statistiques commerciales ; Gestion des commandes ; Gestion des comptes clients ; Gestion des comptes prospects ; Gestion des formateurs externes et partenaires ; Réalisation d’enquêtes de satisfaction ; Gestion des réclamations et du service après-vente ; Effectuer des opérations relatives à la prospection ; Sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit et de promotion ; Réalisation d’opérations de sollicitations ; Gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ; Gestion des impayés et du contentieux ; Gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ; Statistiques d’activité interne

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom, Prénom(s), Adresse postale, Date et lieu de naissance, Nationalité, Nature du sexe, Numéro de téléphone, Adresse électronique

Vie professionnelle : Profession et occupation

Données économiques et financières : Données bancaires (RIB/RIP, IBAN, chèques, numéro carte bancaire, date de validité carte bancaire, cryptogramme non conservé)

 

Durée de conservation des données

Données clients et commandes : conservées le temps nécessaire à la relation commerciale + durée de prescription des actions civiles ou commerciales

Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou contrat, ou pour respecter une obligation légale : conservées pendant la durée de cette obligation ou de la prescription

Données clients pour prospection commerciale : 3 ans après la fin de la relation commerciale

Données prospects : 3 ans à partir de la collecte ou du dernier contact

Données pour l’exercice des droits : conservées pendant la durée de prescription

Données relatives aux paiements : conservées le temps nécessaire au paiement ou à l’abonnement.

 

Destinataires des données

Services internes : Direction, Service administratif

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Objet du traitement

Gestion de la comptabilité de l’organisation ; représentation et fluctuations du patrimoine de l’organisme ; constatation de sa situation financière

 

Base légale du traitement

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Toutes données utiles à la gestion de la comptabilité

 

Durée de conservation des données

Le temps de conservation et de traitement imposé par la loi – 10 ans

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Service comptable

Sous-traitant : Comptable, Commissaire aux comptes

 

Source des données

Services internes

 

 

Objet du traitement

Gestion des obligations imposées par le RGPD, dont la gestion du registre, la gestion du registre sous-traitant ; gestion des demandes de droits d’accès, de rectification, de suppression de données personnelles et plus généralement toute demande de droits par les personnes concernées ; gestion du registre des notification de violations de données personnelles

 

Base légale du traitement

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Toutes données traitées par l’organisme

 

Durée de conservation des données

Jusqu’à la fin de mission pour les salariés

5 ans après la dernière demande d’exercice de droit pour intérêt légitime

 

Destinataires des données

Interne : Service juridique

Sous-traitant : WiCheck

Organismes tiers : CNIL

 

Source des données

Services internes ; Directement auprès de la personne concernée

 

 

Objet du traitement

Contentieux commercial, civil, administratif ou pénal de l’organisation ; actions disciplinaire, recours en justice et, le cas échéant, exécution des décisions rendues

 

Base légale du traitement

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : La protection judiciaire des droits du responsable du traitement

 

Catégories de données traitées

Toute donnée utile aux fins de la résolution du contentieux

 

Durée de conservation des données

Les données traitées dans le cadre de la gestion d’un précontentieux sont conservées jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice correspondante. Les données traitées dans le cadre d’un contentieux sont traitées le temps de l’épuisement des voies de recours. Les décisions de justice sont conservées à titre d’archive définitive en raison d’un intérêt historique.

 

Destinataires des données

Interne : Service juridique

Organismes publics

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée ; Services internes ; Auprès d’un responsable ou tuteur légal ; Auprès d’un organisme public

 

 

Objet du traitement

Sauvegardes internes ; Sauvegardes externes

 

Base légale du traitement

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : Assurer l’intégrité des données et la continuité de l’activité et des services de l’organisme

 

Catégories de données traitées

Toute donnée collectée, stockée, utilisée, archivée ou sauvegardée avant suppression

 

Durée de conservation des données

Jusqu’au renouvellement d’une nouvelle sauvegarde – 2 sauvegardes en backup – 1 sauvegarde toutes les semaines

 

Destinataires des données

Interne : Service informatique

Sous-traitant : Sous-traitant de gestion des sauvegardes

 

Source des données

Services internes

 

 

Objet du traitement

Communication sur les réseaux sociaux ; Constitution d’un réseau professionnel ; Publication d’articles liés aux activités de l’organisation

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

 

Durée de conservation des données

Données publiques : conservées le temps de la publication, sous réserve de l’exercice des droits des personnes

Messages privés : conservés pendant le délai de prescription civile ou commerciale

 

Destinataires des données

Interne : Direction

Sous-traitant : Réseau social

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Objet du traitement

Mise en œuvre d’un site web ; Information du public sur les activités de l’organisation ; Communication commerciale sur les produits ou services ; Création de fichiers clients-prospects ; Formulaire de contact

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

 

Durée de conservation des données

Les données clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données liées aux cookies ou autres traceurs sont conservées maximum 1 mois sauf si annulation du consentement.

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Service administratif

Sous-traitant : Hébergeur ; Sous-traitant informatique ; CMS de gestion du site web ou blog

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement ainsi que de limitation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement de vos données.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le responsable de traitement à l’adresse suivante : contact@forma-conseil.com ou par courrier postal à 43, Rue de la Liberté – 89200 SAUVIGNY LE BOIS.

En cas de difficultés en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur http://www.cnil.fr).

 

FORMA CONSEIL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment : accès restreint, sauvegardes régulières, chiffrement des données sensibles.