PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la réglementation française et européenne en matière de protection des données personnelles, les informations relatives à des personnes physiques ne peuvent être utilisées que de manière transparente et, le cas échéant, avec le consentement des personnes concernées.

 

Responsable de traitement : FORMA CONSEIL

Adresse postale de l’organisme RT : 43, Rue de la Liberté – 89200 SAUVIGNY LE BOIS

Adresse mail de l’organisme RT : contact@forma-conseil.com

 

 

Activités de traitement

 

 

Objet du traitement

Gestion des obligations imposées par le RGPD, dont la gestion du registre, la gestion du registre sous-traitant ; gestion des demandes de droits d’accès, de rectification, de suppression de données personnelles et plus généralement toute demande de droits par les personnes concernées ; gestion du registre des notification de violations de données personnelles

 

Base légale du traitement

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Toutes données traitées par l’organisme

 

Durée de conservation des données

Jusqu’à la fin de mission pour les salariés

5 ans après la dernière demande d’exercice de droit pour intérêt légitime

 

Destinataires des données

Interne : Service juridique

Sous-traitant : WiCheck

Organismes tiers : CNIL

 

Source des données

Services internes ; Directement auprès de la personne concernée

 

 

 

Objet du traitement

Contentieux commercial, civil, administratif ou pénal de l’organisation ; actions disciplinaire, recours en justice et, le cas échéant, exécution des décisions rendues

 

Base légale du traitement

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : La protection judiciaire des droits du responsable du traitement

 

Catégories de données traitées

Toute donnée utile aux fins de la résolution du contentieux

 

Durée de conservation des données

Les données traitées dans le cadre de la gestion d’un précontentieux sont conservées jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice correspondante. Les données traitées dans le cadre d’un contentieux sont traitées le temps de l’épuisement des voies de recours. Les décisions de justice sont conservées à titre d’archive définitive en raison d’un intérêt historique.

 

Destinataires des données

Interne : Service juridique

Organismes publics

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée ; Services internes ; Auprès d’un responsable ou tuteur légal ; Auprès d’un organisme public

 

 

 

 

Objet du traitement

Sauvegardes internes ; Sauvegardes externes

 

Base légale du traitement

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : Assurer l’intégrité des données et la continuité de l’activité et des services de l’organisme

 

Catégories de données traitées

Toute donnée collectée, stockée, utilisée, archivée ou sauvegardée avant suppression

 

Durée de conservation des données

Jusqu’au renouvellement d’une nouvelle sauvegarde – 2 sauvegardes en backup – 1 sauvegarde toutes les semaines

 

Destinataires des données

Interne : Service informatique

Sous-traitant : Sous-traitant de gestion des sauvegardes

 

Source des données

Services internes

 

 

 

Suivi des obligations réglementaires (financements publics / certification Qualiopi)

 

Objet du traitement

Assurer la conformité réglementaire de l’organisme de formation ; fournir les pièces justificatives exigées par les financeurs publics et organismes certificateurs ; répondre aux obligations liées à la certification Qualiopi et à tout contrôle administratif.

 

Base légale du traitement

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

Dossiers administratifs des stagiaires : feuilles d’émargement, conventions, certificats de réalisation, attestations de réussite, convocations

Documents relatifs au suivi de la formation : évaluations, bilans, résultats, attestations de formation

Données relatives au financement : pièces justificatives de prise en charge, factures

Données relatives aux formateurs : diplômes, CV

 

Durée de conservation des données

6 ans à compter de la fin de l’action de formation (durée recommandée pour répondre aux exigences de contrôle a posteriori des OPCO et autorités de contrôle)

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Direction pédagogique

Autres : Financeurs publics : OPCO, Pôle Emploi, DREETS, Régions ; Organismes certificateurs (audit Qualiopi)

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

 

Objet du traitement

Inscription des stagiaires à des actions de formation proposées par l’organisme ; suivi administratif et pédagogique des apprenants tout au long de leur parcours ; gestion des documents contractuels, relation avec les financeurs et reporting réglementaire ; organisation logistique et communication avec les stagiaires.

 

Base légale du traitement

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

Vie professionnelle : Niveau d’étude ; Situation professionnelle ; Objectifs ; Parcours de formation ; Évaluations

Données contractuelles : Convention ou contrat de formation ; Devis ; Facturation ; Feuilles d’émargement.

 

Durée de conservation des données

À compter de la fin de la formation :

5 ans pour les documents pédagogiques et certains justificatifs

Jusqu’à 10 ans pour les documents liés à la facturation, aux conventions et aux obligations légales de contrôle (ex. : OPCO, DREETS)

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Direction pédagogique

Sous-traitant : Plateforme

Autres : Organismes financeurs (OPCO, Pôle Emploi, Région, France Travail…) ; Autorités administratives de contrôle (DREETS, services fiscaux)

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

 

Objet du traitement

Justifier la qualité pédagogique auprès des financeurs et dans le cadre de la certification Qualiopi ; mettre en œuvre un accompagnement personnalisé si besoin.

 

Base légale du traitement

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

6.1.f : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant : pour assurer un suivi pédagogique de qualité, améliorer l’efficacité des formations et adapter les contenus aux besoins des stagiaires

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

Données d’évaluation : Feuilles d’émargement ; Résultats aux évaluations ; Observations.

 

Durée de conservation des données

À compter de la fin de la formation :

5 ans pour les documents pédagogiques et certains justificatifs

Jusqu’à 10 ans pour les documents liés à la facturation, aux conventions et aux obligations légales de contrôle (ex. : OPCO, DREETS)

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Direction pédagogique

Sous-traitant : Plateforme

Autres : Organismes financeurs (OPCO, Pôle Emploi, Région, France Travail…) ; Autorités administratives de contrôle (DREETS, services fiscaux)

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée ; auprès du client

 

 

 

Assurer l’identification visuelle des stagiaires pour la délivrance des diplômes, le suivi administratif et la conformité aux exigences des audits qualité

 

Objet du traitement

Garantir l’identité des stagiaires lors des épreuves et à la remise des diplômes ou certificats ; respecter les obligations légales et réglementaires relatives à la certification professionnelle ; archivage des preuves visuelles pour les audits des organismes certificateurs et financeurs ; utilisation possible pour la gestion interne des dossiers administratifs.

 

Base légale du traitement

6.1.a : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

6.1.b : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

6.1.c : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis

 

Catégories de données traitées

Données d’identification : Nom ; Prénom(s) ; Adresse postale ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Nature du sexe ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique

Photographie des stagiaires (visage)

 

Durée de conservation des données

Photos : jusqu’à 5 ans après la fin de la formation ou délivrance du diplôme

Documents administratifs et financiers : jusqu’à 10 ans selon obligations légales (ex. OPCO, DREETS)

 

Destinataires des données

Interne : Direction ; Direction pédagogique

Sous-traitant : Plateforme

Autres : Organismes financeurs (OPCO, Pôle Emploi, Région, France Travail…) ; Autorités administratives de contrôle (DREETS, services fiscaux)

 

Source des données

Directement auprès de la personne concernée

 

 

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement ainsi que de limitation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement de vos données.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le responsable de traitement à l’adresse suivante : contact@forma-conseil.com ou par courrier postal à 43, Rue de la Liberté – 89200 SAUVIGNY LE BOIS.

En cas de difficultés en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur http://www.cnil.fr).

 

FORMA CONSEIL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment : accès restreint, sauvegardes régulières, chiffrement des données sensibles.